GESTION DOCUMENTAL REGINAL

PROGRAMA DOCUMENTAL

1. Marco Legal

2. Produccion Documental

3. Recepciòn, Distribuciòn  y Tramite

4.Organizaciòn y Archivo de Documentos

   4.1. Clasificaciòn

   4.2. Ordenaciòn

   4.3. Archivo

5. Transferencia de Documentos

6. Procesos de Consulta

PROGRAMA DOCUMENTAL

v     CONSTITUCIÓN POLÍTICA

v      Conservar y salvaguardar el patrimonio   cultural (Art. 8)

v     Libertad de expresión, derecho a la información (20)

v      Derecho de petición (Art.. 23)

v      Acceso a los documentos públicos ( Art.74

v     LEYES

v     Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos

v     Ley 489 de 1998 Dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno.

v     Ley 527 de 1999

v     Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

v     Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. Reglas y principios generales que regulan la función archivística en Colombia.

v     DECRETOS

v     Decreto 264 de 1963 Defensa y conservación del patrimonio histórico

v     Decreto 960 de 1970 Estatuto Notarial. (Art, 106, 107, 113, 114 y 115)

v     Decreto 1260 de 1970 Estatuto de Registro Civil (Art. 8, 13, 16)

v     Decreto 1382 de 1995  Tablas de Retención documental y transferencias al AGN

v     Decreto 1474 de 1997 Historias Laborales

v     Decreto 1599 de 2005 Adopción del Modelo Estándar de Control Interno MECI

v    

v     ACUERDOS, RESOLUCIONES, CIRCULARES DEL AGN

REGLAMETAN TEMAS COMO:

q     Producción de documentos

q     Gestión de documentos

q     Elaboración y Presentación de las Tablas de Retención

q     Criterios de Conservación de documentos

q     Condiciones de edificios y locales destinados a los archivos

q     Responsabilidad del servidor público

q     Organización de los archivos de gestión

q     Inventario de documentos

q     Fondos acumulados y Transferencia de documentos

v     RESOLUCIONES Y CIRCULARES RNEC

RESOLUCIÒN 2454 DE 2001 Se conforma el Comité de Archivo de la Registraduría Nacional

RESOLUCIÒN 4833 DE 2003 (MODIF. CON  2252 DE 2009)

Se adoptan las Tablas de Retención,  aprobadas mediante Acuerdo 16 del 4 de febrero de 2000, del Archivo General de la Nación.

RESOLUCIÒN 2758 DE 2006

Se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005

v     NORMAS TECNICAS

RESOLUCIÒN 4897 DE 2006 Se adoptan el Manual de Imagen Corporativa

RESOLUCIÒN 2366 DE 2009Creación de Subcomités de Archivo en las Delegaciones Departamentales y en la Registraduría Distrital.

CIRCULAR 045 DE 2009Se adopta adoptan las Tablas de Retención aprobadas en la Res 2252-09

Además de existir normas para producir documentos, almacenarlos, microfilmarlos, existe la Norma Técnica 1000:2005 y GP1000:2004.

4.2.      GESTION DOCUMENTAL

4.2.1.   Generalidades

4.2.2.   Manual de la Calidad

4.2.3.   Control de Documentos

4.2.4.   Control de Registros

Además de existir normas para producir documentos, almacenarlos, microfilmarlos, existe la Norma Técnica 1000:2005 y GP1000:2004.

4.2.      GESTION DOCUMENTAL

4.2.1.   Generalidades

4.2.2.   Manual de la Calidad

4.2.3.   Control de Documentos

4.2.4.   Control de Registros

CLASES DE DOCUMENTOS:

•         Documentos Físicos (Importancia de su conservación)

•         Documentos Electrónicos – (Ley TIC  1341 /2009)

1.2.      Generación de documentos de la Registraduría en        cumplimiento de sus funciones :

•                    Origen (Oficinas Centrales, Distrito, Delegación, Registradurías Especiales, Registraduría Auxiliares y Municipal)

•                    Diseño de documentos (cartas, memorandos, circulares, resoluciones, actas, informes, sobres)

•           Diseño de formatos prediseñados y normalizados.  (aplicativos para la gestión)

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL:  Indica el nombre del grupo, estructura y contenido como consecuencia del ejercicio de las funciones específicas de cada dependencia. (Art 67- Reglamento General de Archivos, Acta 002 del 17 de septiembre de 2003 del Comité de Archivo de La Registraduría Nacional.)

CÓDIGO:  Es el número asignado por la Registraduría Nacional, el cual identifica cada dependencia.  (Ejemplo)

ENTIDAD PRODUCTORA:   Registraduría Nacional del Estado Civil

Secretaria General                                                      0300   

Registraduría Distrital y Delegaciones               0900

Registradurías Especiales  y Municipales                      0910

Fondo Social de Vivienda                                           1000

RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS

2.1.      RECEPCIÓN

Procedimiento

•         Verificar que los documentos estén completos

•         Que correspondan a lo anunciado

•         Que sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro para iniciar el trámite, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, asignando un número único consecutivo de salida y de entrada.

2.2.      DISTRIBUCIÓN

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario (código de oficina), teniendo en cuenta las clases de documentos contenidas en las Series,  Subseries Documentales y Documentos contenidos.

2.3.      TRÁMITE

1. Implementar un programa (o en hoja Excel) de Registro de entrada salida y trámite de documentos, que controle los tiempos y movimientos documentales. 
2. Tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de       

Las comunicaciones Ejm.

          - Quejas, reclamos y manifestaciones:          15 días

           - Derechos de Petición de Información:     10 días

          -  Consultas en general:                               30 días